Datenschutzordnung des TC-BW Borken von 1895 e.V.

Anbieter und verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Tennisclub Blau-Weiß Borken e.V. von 1895

Pröbstinger Allee 5

46325 Borken

Telefon: 0171 4896344

E-Mail: kontakt@tcbw-borken.de

Internet: www.tcbw-borken.de


Präambel

Der TC Blau-Weiß Borken e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Trainingsbetrieb und von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Informationen über die Einwilligung in die Verwendung von Bildmaterial (Foto/Video) sowie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten: hier klicken

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Die einzelnen Kategorien sind im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgeführt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinseintritts, Mannschafts­- zuge­hörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenquelle



In der Regel erheben wir die Daten direkt bei der betroffenen Person, z.B.:

• Erhebung von Daten für die Anmeldung im Verein

• Erhebung von Daten zur Teilnahme am Tennistraining

• Erhebung von Daten zur Anmeldung in unserem Online-Buchungs-System

• Erhebung von Daten zur Teilnahme am Mannschafts-Spielbetrieb

§ 4 Weitergabe von personenbezogenen Daten

Für die Organisation des Vereinsbetriebs werden Daten an Dritte weitergegeben. Dies sind im Einzelnen:

• Steuerbüro Steiner, Tannenweg 9, 46325 Borken

• Westfälischer Tennisverband
• Online-Buchungs-System Tennis 04

• Sparkasse Westmünsterland

Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.

§ 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Newslettern, Aushängen, in der Homepage veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.


3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Trainer bzw. Trainerinnen/Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 6 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 2. Vorsitzenden sowie dem internen Datenschutzbeauftragten zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der 2. Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er und/oder der interne DSB ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 7 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern/ Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.



2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.



§ 8 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

3. Kontaktformular und Änderungsmitteilung. Wenn Sie uns über das Onlineformular oder per E-Mail kontaktieren, speichern wir die von Ihnen gemachten Angaben, um Ihre Anfrage beantworten und mögliche Anschlussfragen stellen zu können.

§ 9 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainerinnen und Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter sowie Mannschaftsführerinnen / Mannschaftsführer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 10 Datenschutzbeauftragter

Der Verein ist nach § 4f Abs. 1 BDSG nicht zur Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Verein ist der 2. Vorsitzende des Vereins, derzeit Jörg Homann, Mail: kontakt@tcbw-borken.de, Rufnummer 0160 97260192.

§ 11 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält eine Webseite und einen facebook-Account. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Pressewart. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressewart, den 1. Vorsitzenden und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich. Link zum Datenschutz für Webseitennutzer: Datenschutz für Webseitennutzer

3. Einbindung von Diensten und Inhalten Dritter. Unser Angebot umfasst mitunter Inhalte, Dienste und Leistungen anderer Anbieter. Das sind zum Beispiel Karten, die von Google-Maps zur Verfügung gestellt werden, Videos von YouTube sowie Grafiken und Bilder anderer Webseiten. Damit diese Daten im Browser des Nutzers aufgerufen und dargestellt werden können, ist die Übermittlung der IP-Adresse zwingend notwendig. Die Anbieter (im Folgenden als „Dritt-Anbieter“ bezeichnet) nehmen also die IP-Adresse des jeweiligen Nutzers wahr. Auch wenn wir bemüht sind, ausschließlich Dritt-Anbieter zu nutzen, welche die IP-Adresse nur benötigen, um Inhalte ausliefern zu können, haben wir keinen Einfluss darauf, ob die IP-Adresse möglicherweise gespeichert wird. Dieser Vorgang dient in dem Fall unter anderem s statistischen Zwecken. Sofern wir Kenntnis davon haben, dass die IP-Adresse gespeichert wird, weisen wir unsere Nutzer darauf hin.

4. Wir verfügen über ein Profil bei Facebook. Anbieter ist die Facebook Inc., 1 Hacker Way, Menlo Park, California 94025, USA. Facebook verfügt über eine Zertifizierung nach dem EU-US-Privacy-Shield. Wir haben mit Facebook eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit bei der Verarbeitung von Daten (Controller Addendum) geschlossen. In dieser Vereinbarung wird festgelegt, für welche Datenverarbeitungsvorgänge wir bzw. Facebook verantwortlich ist, wenn Sie unsere Facebook-Fanpage besuchen. Diese Vereinbarung können Sie unter folgendem Link einsehen: https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
Sie können Ihre Werbeeinstellungen selbstständig in Ihrem Nutzer-Account anpassen. Klicken Sie hierzu auf folgenden Link und loggen Sie sich ein:
https://www.facebook.com/settings?tab=ads
Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Facebook:
https://www.facebook.com/about/privacy/

§12 Rechte der Betroffenen

Die Mitgliedschaft im Verein bzw. Teilnahme am Spielbetrieb setzt i.d.R. die Verarbeitung personenbezogener Daten voraus. Insofern sind die Betroffenenrechte unter Wahrung bestimmter Voraussetzungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten:

9.1. Auskunft

9.2. Berichtigung

9.3. Löschung / Recht auf Vergessenwerden

9.4. Einschränkung der Verarbeitung

9.5. Widerspruch

9.6. Recht auf Datenübertragbarkeit

9.7. Widerruf von Einwilligungen

9.8. Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde

Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland NRW der Landesbeauftragte für Datenschutz mit Sitz in Düsseldorf. Homepage: https://www.ldi.nrw.de/ Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in (1) genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

§ 13 Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Vereinsmitglieder und Kunden müssen die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Ohne Bereitstellung der Daten ist die Ausführung der bestehenden Aufgaben nicht möglich.